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Categoria: Gestão

Quatro dicas para melhorar o gerenciamento de riscos

Aproveito para compartilhar com vocês um assunto muito abordado nos cursos, palestras e no dia-a-dia das empresas.

Boa leitura!

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Nos últimos meses, a expressão “gestão de riscos” ganhou relevância no dia a dia das empresas. O quadro mundial realmente trouxe importantes lições para os executivos, mas outro fenômeno, não tão positivo, pode prejudicar negócios: o da aversão total a riscos.

Muitos CIOs e outros profissionais da área de TI estão sempre caminhando na tentativa de eliminar completamente todos os riscos. Ma buscar o risco zero não é uma abordagem equilibrada. É preciso ponderar o nível de risco que a empresa corre e até que ponto deixar de corrê-lo pode prejudicar os negócios.

Um exemplo é a empresa que, no afã de barrar vírus e malwares, simplesmente bloqueia os programas de mensagens instantâneas e os acesso às redes sociais, consideradas importantes ferramentas de produtividade. No passado, esse bloqueio já aconteceu com outras ferramentas que hoje são imprescindíveis, como e-mail e internet. Com essa atitude, a companhia pode acabar atrasando projetos e aumentando gastos com telefonia e deslocamentos. No final, eliminar o risco pode resultar em prejuízo.

Na opinião dos especialistas, a área de TI deveria seguir o mesmo padrão da gestão de risco financeiro, de crédito ou de projeto. Essas áreas realizam ponderações cuidadosas sobre os riscos e definem métricas sobre quais deles vale a pena correr para melhorar o desempenho nos negócios.

Nesse sentido, analisar e lidar com riscos requer algumas práticas padrão. São elas:

1 – Abordagem
A empresa deve decidir quais abordagens podem ser utilizadas e qual metodologia é mais adequada para determinada situação ou projeto. A metodologia é que descreve as características de risco as quais o projeto está sujeito.

2 – Coleta de informações
A base para a correta identificação dos riscos está nas informações dos projetos, obtidos por meio de três fontes: visão dos recursos do projeto, visão dos clientes e documentação de avanço do projeto.

3 – Identificação de probabilidades e seus impactos
Identificados os riscos, os impactos e probabilidades de ocorrência do risco devem ser analisados, orientando o plano de ação.

4 – Monitoramento contínuo
Embora não ocorram como processos isolados, as diferentes partes de uma empresa possuem impactos e ameaças diferentes diante de cada risco. O monitoramento deve ser contínuo para se chegar a uma situação ideal de gestão de riscos.

Fonte: ComputerWorld

Palestra de SCRUM na INFNET

Scrum Board - Projeto RioShow fase 2.

Nesta noite de terça-feira, fomos Leandro e eu até a INFNET assistir uma palestra de SCRUM.

Como alguns leitores já puderam observar (para aqueles que não cliquem aqui), já tive oportunidade de trabalhar com SCRUM e XP. São processos/metodologias totalmente DIFERENTES. Um é voltado para o projeto em si e o outro para o desenvolvimento.

Uma coisa interessante que podemos observar, é a inversão da pirâmide no caso do Escopo, Prazo e Custo. No caso dos modelos/processos tradicionais, como o CMMI ou RUP, a pirâmide apresenta o Escopo, Prazo e Custo fechados. Já no Agile não. O Prazo e o Custo estão fechados e o Escopo permanece aberto, sujeito as iterações do próprio processo. Acredito que este seja o problema de algumas fábricas de software. Pois, encontram dificuldades em colocar em prática o SCRUM, já que o Escopo é aberto.

Pirâmide: Prazo, Custo e Escopo

Pirâmide: Prazo, Custo e Escopo

Outra coisa interessante foi saber que uma mesma equipe pode pegar mais de uma história. Acreditava que não.

Leandro Cardoso e eu

Também conheci um termo novo, o Storage Bonus.  Não tive tempo de pesquisar maiores informações sobre isso.

Para aqueles que querem conhecer um pouco mais de SCRUM, recomendo a palestra.

Rafael Nascimento

O blog do Rafael é rafanascimento.wordpress.com

Abraços,
Até a próxima.

Estímulo x Motivação – Como motivar um profissional – parte 2

Em 19/05/2009 publiquei aqui no meu blog um artigo da revista CIO sobre motivação.

Gostaria de enfatizar a diferença de duas palavras que muita gente acha que é igual, mas não é; Estímulo e Motivação.

O primeiro é Extrínseco. O segundo é Intrínseco. O que quer dizer isso?

Quero dizer que nenhum líder consegue motivar um profissional, ele consegue fornecer estímulos ou criar ações para fazer com que o profissional fique Motivado no ambiente de trabalho e produza o que se espera dele.

Isso porque a motivação está dentro do profissional. Depende do indivíduo, de suas necessidades, de sua cultura e etc.

Para saber como estimular uma equipe, devemos conversar com cada um. Cada elemento possui um estímulo diferente. Cada engrenagem possui um tipo de lubrificação apropriada para que o mecanismo funcione corretamente.

Para finalizar, coloco aqui alguns exemplos de estímulos:

  1. Compartilhar conhecimento;
  2. Reconhecer um bom trabalho;
  3. Manter sempre uma boa comunicação (incluindo o feedback);
  4. Incentivos como festas, reuniões, 14º. Salário e mais benefícios;
  5. Dividir as conquistas e o poder;
  6. Respeitar o tempo dos outros. Cada um tem seu tempo;
  7. Ouvir. Mas, com sentimento. Não ouvir por ouvir. Comentar e dar conselhos.
  8. Presença não só de corpo, mas de espírito e alma.
  9. Dedicação.
  10. Ser humano. Demonstrar emoções.
  11. Reconhecer seus próprios erros.
  12. Ser transparente e claro quanto aos seus sentimentos.

Como (tentar) reduzir as consequências negativas das fofocas organizacionais?

O curso de Gestão de Pessoas na FGV está ótimo! Lá vai mais uma informação.

Como os líderes de sua empresa lidam com a fofoca organizacional?

Stephen P. Robbins, Doutorado pela Universidade do Arizona, é Professor Emérito de Gestão na Universidade de San Diego e é o autor mais vendido do mundo na área de manuais sobre gestão e comportamento organizacional.

Ele dá 4 sugestões para reduzir as consequências negativas dos rumores. São elas:

  1. Fornecer informações – no longo prazo, a melhor defesa contra os rumores é um bom ataque (em outras palavras, os rumores tendem a prosperar na ausência de comunicação formal).
  2. Explicar decisões e comportamentos que possam parecer inconsistentes, injustos ou misteriosos.
  3. Abster-se de atingir o mensageiro – os rumores são fato natural da vida de uma organização, então responda a eles com calma, racionalidade e respeito.
  4. Manter canais de comunicação abertos – incentive constantemente seus funcionários a chegar a você com preocupações, sugestões e idéias.

Fonte: ROBBINS, Stephen. Comportamento Organizacional apud L. Hirschhorn, “Managing Rumors”, 1983.

Risk Management Summit 2011

Faz parte de sua rotina profissional os desafios abaixo?

  1. Temos processos eficazes para a gestão de riscos em projetos-programas-portfolio?
  2. Como envolver as pessoas e a organização para trabalharem com a gestão de riscos?
  3. Como mitigar e reduzir riscos ao máximo através de estratégias que garantam o resultado dos projetos?

Então não deixe de garantir sua presença no 2o. Risk Management Summit. O evento ocorrerá nos dias 23, 24 e 25 de Agosto no Sheraton Leblon, aqui no Rio.

Maiores informações >> aqui <<.

Boas práticas e recomendações na Gestão da Comunicação

- Identifique e gerencie todas as partes envolvidas – Entenda e registre quem influencia, de que forma influencia e a expectativa de cada um sobre o projeto.

- Crie uma Matriz de Responsabilidades – Facilita muito a comunicação entre partes envolvidas ao se dar maior visibilidade das atividades, responsabilidades e necessidades de comunicação de cada parte envolvida.

- Use os canais certos – procure sempre a maneira mais eficaz de se comunicar com cada parte interessada, não necessariamente a mais conveniente para você. Algumas pessoas se comunicam bem por e-mail, outros necessitam de relatórios detalhados, e alguns precisam do “olho no olho”.

- Mantenha uma rotina de reporte – Procure descrever regularmente os tópicos mais importantes do período, mostrando problemas, riscos e resultados alcançados. Além de garantir a distribuição de informação, isso vai te ajudar a manter o histórico do projeto.

Referência:

Teoria de Maslow: a hierarquia das necessidades

Maslow cita o comportamento motivacional, o qual é explicado pelas necessidades humanas. Entende-se que a motivação é o resultado dos estímulos que agem com força sobre os indivíduos, levando-os a ação. Para que haja ação ou reação é preciso que um estímulo seja implementado, seja decorrente de coisa externa ou proveniente do próprio organismo. Esta teoria nos dá idéia de um ciclo, o ciclo motivacional.

Quando o ciclo motivacional não se realiza, sobrevem a frustração do indivíduo que poderá assumir várias atitudes…

comportamento ilógico ou sem normalidade;

agressividade por não poder dar vazão à insatisfação contida;

nervosismo, insônia, distúrbios circulatórios / digestivos;

falta de interesse pelas tarefas ou objetivos;

passividade, moral baixa, má vontade, pessimismo, resistência às modificações, insegurança, não colaboração….

Quando a necessidade não é satisfeita e não sobrevindo as situações anteriormente mencionadas, não significa que o indivíduo permanecerá eternamente frustrado. De alguma maneira a necessidade será transferida ou compensada, e a partir disso perceber-se-á que a motivação é um estado cíclico e constante na vida pessoal.

A teoria de Maslow é conhecida como uma das mais importantes teorias de motivação. Para ele, as necessidades dos seres humanos obedecem a uma hierarquia, ou seja, uma escala de valores a serem transpostos. Isto significa que no momento em que o indivíduo realiza uma necessidade, surge outra em seu lugar, exigindo sempre que as pessoas busquem meios para satisfazê-la. Poucas ou nenhuma pessoa procurará reconhecimento pessoal e status se suas necessidades básicas estiverem insatisfeitas.

O comportamento humano, neste contexto, foi objeto de análise pelo próprio Taylor, quando enunciava os princípios da Administração Científica. A diferença entre Taylor e Maslow é o primeiro somente enxergar as necessidades básicas como elemento motivacional, e o segundo perceber que o indivíduo não sente, única e exclusivamente, necessidade financeira.

Maslow apresentou uma teoria da motivação, segundo a qual as necessidades humanas estão organizadas e dispostas em níveis, numa hierarquia de importância e de influência, numa pirâmide, em cuja base estão as necessidades mais baixas – necessidades fisiológicas – e no topo, as necessidades mais elevadas – as
necessidades de auto-realização.

  1. necessidades de auto-realização.
  2. necessidade de status e estima.
  3. necessidades sociais – afeto.
  4. necessidades de segurança.
  5. necessidades fisiológicas.

De acordo com Maslow, as necessidades fisiológicas constituem a sobrevivência do indivíduo e a preservação da espécie: alimentação, sono, repouso, abrigo, etc. As necessidades de segurança constituem a busca de proteção contra a ameaça ou privação, a fuga e o perigo. As necessidades sociais incluem a necessidade de associação, de participação, de aceitação por parte dos companheiros, de troca de amizade, de afeto e amor.

A necessidade de estima envolve a auto-apreciação, a autoconfiança, a necessidade de aprovação social, de respeito, de status, de prestígio e consideração, além de desejo de força e de adequação, de confiança perante o mundo, independência e autonomia. A necessidade de auto-realização são as mais elevadas de cada pessoa realizar o seu próprio potencial e de auto desenvolver-se continuamente.
Fonte

SERRANO, Daniel Portillo. Teoria de Maslow: a hierarquia das necessidades.

Quando os maus progridem na empresa

Texto muito interessante que chegou no meu e-mail. Boa leitura!

Quais critérios foram utilizados na escolha dos dirigentes do banco Panamericano? E de seus auditores?

Entre os maiores perigos que corremos na esfera profissional está o de nos relacionarmos com pessoas de má índole, despreparadas ou incompetentes, mas que construiram com falsidade uma reputação de credibilidade. Como acionista e empresário esse descuido é fatal. Entretanto, não são só eles que sofrem prejuízos.

As empresas medem as pessoas prioritariamente pela régua financeira, por isso, esses comportamentos negativos somente são detectados quando provocam danos nessa dimensão. O mundo estaria em melhor condição se tivéssemos mecanismos para detectar e expelir esses indivíduos de nosso relacionamento, das empresas e dos governos antes deles ocuparem posições relevantes. Mas, não é tão simples assim. Interesses políticos, pessoais e o medo, entre outros fatores, tornam o ambiente empresarial um lugar onde pessoas disfuncionais atingem cargos relevantes por apresentar resultados no curto prazo. Como principalmente os grupos com ações em bolsa de valores distribuem seus lucros a cada 3 meses, esse curto espaço de tempo gera as condições para que eles progridam em suas carreiras. O pior é que, por vezes, são a causa da saída de profissionais bem preparados. Aqueles que seriam capazes de levar a empresa a vôos mais altos, mas com equilíbrio dos resultados de curto e longo prazos.

Se as organizações se preocupassem em gerir com maior cuidado sua cultura, teriam no mínimo 2 filtros importantes para evitar o progresso desses indivíduos: na seleção e na avaliação periódica deles sob a métrica dos valores e princípios da companhia. Como não o fazem, os danos ocorrem. Por exemplo, não é difícil observarmos empresas que primam pela qualidade, repentinamente contratar executivos focados exclusivamente em resultados. Eles reduzem custos, aumentam a velocidade das operações e elevam de forma expressiva o lucro. Mas, no longo prazo, um defeito de qualidade joga dúvida sobre a capacidade da marca de ofertar produtos e serviços dignos de confiança. Isso resulta em queda das vendas e prejuízos não apenas financeiros.

Na verdade o maior problema é o que ocorre com as pessoas que são submetidas a essas lideranças. Elas vivenciam uma experiência profissional empobrecedora. Se o líder é de má índole inferniza a vida de quem deseja manter controle sobre as operações. Se despreparado, não sabe se ocupar com a estratégia e envolve-se com questões operacionais. Ele questiona detalhes irrelevantes e cansa a equipe com reuniões exaustivas e improdutivas. Por último, o líder incompetente não se mantém atualizado, não entende a abrangência de suas decisões e comete erros que poderiam ser evitados caso tivesse consciência para aprimorar-se continuamente. E esses são apenas exemplos simples de situações provocadas por esses gestores. A realidade é mais complexa e muito estressante para quem está submetido a eles. Não conheço um único gerente que queira responder à seguinte pergunta: por quais doenças de meus empregados sou o responsável?

As empresas e seus acionistas precisam se preocupar de forma abrangente com o equilíbrio de resultados no curto e longo prazos. Para isso acrescentar a seus critérios de avaliação dos seus dirigentes dimensões como: respeito pelos colaboradores e comunidade, integridade, transparência, enfim, tudo aquilo que está em seus web sites como sendo seus valores e princípios. Escrevê-los ali é fácil, o desafio é geri-los com o mesmo rigor e afinco que o fazem com o plano estratégico e os resultados financeiros.

Silvio Celestino é Coach de Executivos e foi VP do Chapter São Paulo da Federação Internacional de Coaches.
Consultor Organizacional e Senior Partner da Alliance Coaching

Gestão de Pessoas na FGV

Começou ontem o curso de Gestão de Pessoas na FGV. Um curso de Extensão on-line de 30 horas.

O sistema utilizado é o Moodle. Sistema muito conhecido na área acadêmica.

O mais importante de tudo isso é a retomada de um objetivo antigo. Liderar equipes e gerenciar projetos.

Meu planejamento se iniciou neste ano após o Workshop de Qualificação para o Exame PMP na ProjectLab.

Meu próximo passo é este curso de Gestão de Pessoas e depois um MBA em GP na FGV.

Estou fazendo o levantamento das minhas horas e se estiver tudo ok, ainda neste ano tiro a certificação PMP.

Vamos lá.

Abraços.
Bruno Amaral

A melhor maneira de motivar alguém

Por Jerônimo Mendes
Jerônimo Mendes, Administrador, Professor Universitário e Palestrante
Especialista em Desenvolvimento Pessoal e Profissional, apaixonado por Empreendedorismo

Durante a minha longa carreira profissional conheci alguns especialistas em levantar e outros em destruir o moral das pessoas no ambiente de trabalho. Se você pensa que a diferença entre eles é o tom de voz está enganado. O tom de voz suave pode fazer mais estragos do que o agressivo dependendo de onde, quando e como é utilizado.

Como a maioria dos profissionais da minha época não estava preparada para reagir às críticas destrutivas, boa parte deles recolhia-se com medo de perder o emprego e fechava-se em caráter de submissão total. Salvo melhor juízo, alguns nunca se recuperaram dos traumas adquiridos no ambiente de trabalho.

Quando as críticas são expressas mais como ataques pessoais do que como queixas com base nas quais se pode agir, os ataques emocionais são feitos com desprezo, sarcasmo e um teor elevado de insensibilidade. Esse comportamento dá origem à autodefesa e à fuga de responsabilidade por parte de quem é tratado injustamente.

Uma das formas mais comuns de crítica no ambiente de trabalho é uma declaração generalizada do tipo “você está ferrando tudo”, utilizando aqui um termo mais simpático, feita em tom irado e sarcástico, sem a mínima chance de resposta nem qualquer sugestão de como fazer melhor. Isso torna o profissional impotente, irado e frustrado.

Da perspectiva da inteligência emocional, segundo Daniel Goleman, psicólogo e PHD pela Universidade de Harvard, essa crítica demonstra ignorância dos sentimentos que vai provocar naqueles que a recebem e do efeito devastador em termos de motivação, energia e confiança para fazer o trabalho.

Ataques dessa natureza têm efeitos muito semelhantes aos que teriam num casal em crise conjugal. Na maioria das vezes, as reações são defensivas, com desculpas e fuga de responsabilidade. Em outras, agressivas, com ataques verbais infundados e até mesmo violência injustificada.

O ataque pessoal, com base mais na emoção do que na razão, tende a arrasar o moral das pessoas. Embora isso tenha mudado sensivelmente nos últimos dez anos, o fato é que ainda vivemos os resquícios de uma cultura voltada para a pressão e a produtividade.

De fato, isso exige equilíbrio e discernimento tanto dos líderes quanto dos liderados. Na prática, as empresas não dispõem de tempo para trabalhar os indivíduos, pois a competitividade não dá tréguas e o raciocínio geral acaba nisso: porque devemos perder tempo com treinamento se podemos contratar pessoas já preparadas para trabalhar sob extrema pressão?

Líderes efetivos utilizam o que se denomina de crítica habilidosa que pode ser um feedback mais proveitoso por parte de quem envia e de quem recebe. A crítica habilidosa concentra-se no que a pessoa fez ou pode fazer em vez de localizar somente os pontos que caracterizam um trabalho malfeito.

Segundo Goleman, em termos de motivação, quando as pessoas ou os profissionais acreditam que seus fracassos se devem a algum déficit imutável em si mesmas, elas perdem a esperança e deixam de tentar. Mas nada é imutável.

A crença básica que leva ao otimismo é a de que os reveses ou fracassos se devem a circunstâncias sobre as quais podemos fazer alguma coisa a fim de mudar para melhor. Isso é o que faz as pessoas refletirem e mudarem seus pontos de vista.

Qual é a melhor maneira de motivar alguém? Segundo Harry Levinson, psicanalista e PhD da Harvard Medical School, a arte da crítica está interligada com a arte do elogio e são poucos os conseguem praticá-las. Os conselhos são simples, mas colocá-los em prática demanda disciplina e amadurecimento. Vejamos:

Seja específico: pegue um incidente importante, um fato que ilustre um problema-chave que exige mudança ou um padrão de deficiência, como a incapacidade de fazer bem determinada tarefa; concentre-se nos detalhes, seja específico, sem rodeios, diga exatamente qual é o problema, o que está errado ou como o faz sentir e, o principal, o que ela deve mudar.

Ofereça uma solução: a crítica, como todo feedback decente, deve indicar um jeito de resolver o problema, caso contrário, deixa quem recebe frustrado, desmoralizado ou desmotivado. Se você não tem a solução, está criticando por quê?

Esteja presente: as críticas, como os elogios, são mais eficientes cara a cara e em particular. Criticar à distância é fácil, porém deselegante além de criar mais inimizade e rancor entre as facções; se você tem algo a dizer, o que o impede de dizê-lo pessoalmente?

Seja sensível: este é um apelo por empatia, para estar sintonizado com o impacto do que você diz e como o diz sobre a pessoa do outro lado; líderes com pouca empatia são mais inclinados a dar feedback destrutivo e, em vez de abrir caminho para a correção, criam um revide emocional de ressentimento, autodefesa e distanciamento.

O desafio de Aristóteles, proeminente filósofo da Grécia Antiga, encerra a nossa lição de hoje: “qualquer um pode zangar-se – isso é fácil. Mas zangar-se com a pessoa certa, na medida certa, na hora certa, pelo motivo certo e da maneira certa – não é fácil.

Pense nisso e seja feliz!

Comentários do autor do Blog – Assunto: Feedback

- Por que será que é tão difícil receber um feedback do seu líder, gerente ou seu superior direto ?

- Por que até os feedbacks negativos são “omitidos”. E o profissional é demitido sem um alerta prévio?

- Por que o feedback positivo só é informado no momento em que o profissional pede demissão ?

- O feedback, tanto negativo como positivo são muito importantes. Nada de morder e assoprar. Geralmente o assoprar é mentira. É uma forma utilizada para não “desmotivar” o colaborador, funcionário e etc. Porque os líderes não sabem dar feedback negativo.


Comentários do autor do Blog – Assunto: Motivação

São pequenas ações ou fatores climáticos no ambiente corporativo que me motivam. São eles:

  1. Ter um Líder Servidor (assim definido pelo James C. Hunter);
  2. Reconhecimento de erros. Meus, dos colegas de trabalho e principalmente dos superiores;
  3. Ambiente de trabalho não hostil (telefones tocando, pessoas gritando e etc);
  4. Nada de falsidades. Jogo aberto. Somos todos adultos;
  5. Plano de carreira eficaz e eficiente.;
  6. Salário e Benefícios;
  7. Localização do trabalho e facilidade de se chegar até ele;
  8. Ter um Líder que defende não só os interesses da empresa como de seus colaboradores;
  9. Falta de Foco. Não gosto desta palavra. Ela representa muita coisa com apenas 4 letras. Falarei no próximo post sobre Foco;
  10. Política e Cultura da Empresa